#Chủ đầu tư: Quy trình phát triển dự án BĐS từ A-Z

Nhiều dự án BĐS đốt tiền tỷ vào concept đẹp nhưng phải bỏ. Nguyên nhân? Họ làm đúng việc nhưng sai thứ tự, thiếu quy trình stage-gate.

Một buổi đầu tháng, trong câu chuyện với lãnh đạo của một tập đoàn thành công trong lĩnh vực sản xuất thương mại tại Long An. Họ đang sở hữu một quỹ đất 20ha cách trung tâm thị xã khoảng 15km - một tài sản đã nằm trong danh mục đầu tư của họ từ nhiều năm trước. (Thật ra đó là một trong số các quỹ đất mà họ đang sẵn sàng làm ngay)

Anh chia sẻ: "Chúng tôi đã có quy hoạch 1/500 được duyệt cách đây gần 10 năm. Giờ thị trường có dấu hiệu phục hồi, đang tính điều chỉnh lại quy hoạch để phát triển. Hướng nào sẽ tối ưu hơn - đất nền, cao tầng hay kết hợp văn phòng-thương mại? Công ty đang tính thuê đơn vị tư vấn thiết kế về làm concept mới."

Tôi hỏi lại: "Anh đã có nghiên cứu nào về nhu cầu thị trường hiện tại với đặc điểm khu vực dự án mình chưa? Đối tượng khách hàng tiềm năng bây giờ là ai?"

Anh dừng lại, rồi thừa nhận: "Thực ra chúng tôi mới chỉ trao đổi sơ bộ với ban lãnh đạo và nghe nhận định từ môi giới địa phương. Họ nói thị trường đang ưa chuộng sản phẩm đất nền hoặc shophouse. Nhưng chúng tôi chưa làm khảo sát chuyên sâu nào cả."

Câu chuyện này không hề hiếm trong ngành bất động sản.

Rất nhiều chủ đầu tư đang đi ngược quy trình phát triển dự án hiệu quả - họ bắt đầu với giải pháp trước khi hiểu rõ vấn đề.

I. Hậu quả của quy trình phát triển BĐS thiếu hệ thống

Làm việc với nhiều chủ sở hữu quỹ đất lớn, tôi nhận thấy một khuôn mẫu đáng lo ngại: quy trình phát triển dự án thiếu logic, các bước thực hiện chồng chéo và không có thứ tự ưu tiên hợp lý.

Sự thiếu hệ thống này thường biểu hiện qua:

1. Các bước phát triển dự án thiếu trình tự logic

• Không rõ đâu là bước tiên quyết phải hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo

• Các bộ phận làm việc song song mà không có đầu mối phối hợp

• Không có "điểm kiểm soát" (stage-gate) để xác nhận mỗi giai đoạn đã hoàn thành đạt yêu cầu

2. Quyết định dựa trên trực giác lãnh đạo thay vì dữ liệu

• Tin vào xu hướng thị trường ngắn hạn mà không phân tích sâu

• Chạy theo concept "hot" đang được ưa chuộng

• Thiếu quy trình đánh giá rủi ro ở mỗi bước chuyển tiếp

3. Thứ tự: Yếu tố sinh tử trong phát triển BĐS

Sự thật là rất nhiều chủ đầu tư làm đủ mọi thứ -- trừ việc sắp xếp đúng thứ tự cần làm. Họ:

• Vẽ phối cảnh trước khi hiểu khách hàng mục tiêu

• Làm thiết kế căn nhà khi chưa biết nhu cầu công năng bao nhiêu phòng, mấy tầng

• Ra giá bán khi chưa làm mô hình tài chính

• Làm marketing khi chưa xác định định vị nhất quán với thương hiệu và concept

• Đổ tiền chạy quảng cáo khi còn loay hoay với ý tưởng truyền thông

Kết quả? Càng làm -- càng rối. Càng rối -- càng tốn. Tốn thời gian, tốn tiền, tốn niềm tin của team.

"Những dự án thất bại không phải vì thiếu nguồn lực, mà vì phân bổ nguồn lực vào sai thời điểm. Sai thứ tự một bước có thể đồng nghĩa với nhiều tỷ đồng bị lãng phí."

Có người bỏ 500 triệu làm thiết kế -- rồi phải bỏ. Vì FS sau đó chỉ ra rằng: nếu làm theo mô hình đó, biên lợi nhuận âm.

Có người bung hàng quá sớm -- rồi phải âm thầm rút sản phẩm khỏi thị trường vì... không khớp với tệp khách thật sự đang có tiền.

Mình còn nhớ một dự án ở Nam Sài Gòn, chủ đầu tư chi 2 tỷ đồng cho phối cảnh và brochure cao cấp, nhưng chỉ 3 tháng sau họ nhận ra: sản phẩm của họ không thể cạnh tranh với các dự án lân cận về vị trí và tiện ích. Toàn bộ concept phát triển dự án phải làm lại từ đầu, kèm theo sự mất niềm tin từ nhà đầu tư và đối tác.

II. Hiểu đúng về chiến lược BĐS

Trong phát triển dự án, thứ tự chính là chiến lược. Một chiến lược đúng không phải là bản vẽ hoành tráng hay slides PowerPoint đầy màu sắc, mà là một quy trình ra quyết định với ba thành phần cốt lõi:

1. Làm gì trước?

Những quyết định nền tảng, nếu không làm, mọi thứ sau đều lệch:

• Nghiên cứu thị trường với dữ liệu thực tế, không phải cảm tính

• Xác định phân khúc và nhu cầu, đào sâu vào người mua, người sử dụng, các bên liên quan… chưa được đáp ứng trong thị trường

• Phân tích khả thi tài chính, vốn, dòng tiền, khả năng huy động… với nhiều kịch bản rủi ro

2. Làm gì sau?

Những quyết định cần dữ liệu từ bước trước mới đưa ra được:

• Thiết kế concept dựa trên insight từ nghiên cứu thị trường

• Chiến lược định giá dựa trên mô hình tài chính

• Kế hoạch marketing phù hợp với phân khúc đã xác định

3. Không làm gì?

Dù hấp dẫn, chưa đúng lúc thì phải kìm lại:

• Không đầu tư quá mức vào thiết kế chi tiết khi chưa chắc chắn về concept

• Không chạy quảng cáo khi thông điệp và sản phẩm chưa khớp nhau

• Không mở bán khi thị trường chưa đủ “nóng”, dù áp lực tài chính cao

Hiểu về chiến lược theo cách này giúp chủ đầu tư tránh được cạm bẫy của "hành động vì hành động" - một căn bệnh phổ biến trong ngành bất động sản.

III. Lượng hóa thiệt hại khi thiếu quy trình hệ thống

1. Thiệt hại về thời gian

Với dự án quy mô 20ha, mỗi sai sót trong quy trình đều kéo dài thời gian phát triển đáng kể:

THIỆT HẠI THỜI GIAN ĐIỂN HÌNH

• Điều chỉnh quy hoạch 1/500: + 6-9 tháng

• Thay đổi concept thiết kế: + 4-6 tháng

• Điều chỉnh hạ tầng đã xây dựng: + 3-9 tháng

• Xây dựng lại chiến lược marketing: + 2-3 tháng

• Đàm phán lại với đối tác: + 2-4 tháng

Tác động của sự chậm trễ: Với chu kỳ bất động sản thường kéo dài 5-7 năm, việc chậm trễ 12-24 tháng có thể khiến dự án "bỏ lỡ đỉnh" của nhịp thị trường, buộc phải mở bán trong giai đoạn trầm lắng.

2. Thiệt hại tài chính

Chi phí trực tiếp:

• Chi phí điều chỉnh quy hoạch: 300-600 triệu đồng

• Chi phí thiết kế phải làm lại: 500 triệu-1 tỷ đồng

• Chi phí hạ tầng không phù hợp: 5-10 tỷ đồng

• Chi phí marketing không hiệu quả: 1-5 tỷ đồng

Chi phí gián tiếp:

• Chi phí cơ hội vốn: 10-15%/năm trên tổng vốn đầu tư

• Chi phí tài chính gia tăng: lãi suất vay vốn dự án kéo dài

• Giảm giá bán do ra hàng không đúng thời điểm: 10-20% doanh thu

3. Thiệt hại nguồn nhân lực

Suy giảm hiệu suất:

• Đội ngũ phải làm lại công việc cũ, giảm động lực

• Xung đột nội bộ giữa các bộ phận do thiếu hướng dẫn rõ ràng

• Burnout ở đội ngũ quản lý dự án do áp lực kéo dài

Mất khả năng thu hút và giữ nhân tài:

• Nhân sự giỏi thường không gắn bó với dự án thiếu hệ thống

• Tăng chi phí tuyển dụng và đào tạo do nhân sự biến động

• Mất kiến thức tích lũy mỗi khi có sự thay đổi nhân sự

IV. Mô hình quy trình phát triển dự án BĐS tổng thể (stage-gate)

Từ kinh nghiệm với các dự án quy mô 10-50ha (và có cả dự án quy mô 200 đến 2.000 ha), tôi đề xuất một mô hình quy trình tổng thể gồm 5 giai đoạn chính với các checkpoints (điểm kiểm soát) rõ ràng:

GIAI ĐOẠN 1: ĐÁNH GIÁ & NGHIÊN CỨU

• Phân tích quỹ đất chi tiết

• Nghiên cứu thị trường tổng thể và địa phương

• Phân tích đối thủ cạnh tranh và dự án tương tự

• Xác định các kịch bản phát triển tiềm năng

• CHECKPOINT 1: Báo cáo nghiên cứu, so sánh, phân tích & các phương án phát triển.

GIAI ĐOẠN 2: CHIẾN LƯỢC & ĐỊNH VỊ

• Xác định định vị sản phẩm và phân khúc khách hàng

• Xây dựng mô hình kinh doanh và phân tích tài chính

• Thiết lập chiến lược phân kỳ dự án

• Phân tích rủi ro và kế hoạch dự phòng

• CHECKPOINT 2: Chiến lược kinh doanh, thông số & báo cáo tiền khả thi Pre FS, được phê duyệt với các KPIs rõ ràng

GIAI ĐOẠN 3: QUY HOẠCH & THIẾT KẾ

• Điều chỉnh quy hoạch 1/500 (nếu cần)

• Thiết kế concept và quy hoạch tổng thể

• Thiết kế hạ tầng kỹ thuật

• Lập kế hoạch đầu tư và xây dựng theo phân kỳ

• CHECKPOINT 3: Triển khai với Tư vấn Thiết kế với design brief được xác nhận phù hợp với định vị và khả thi về tài chính

GIAI ĐOẠN 4: TRIỂN KHAI & BÁN HÀNG

• Thi công hạ tầng theo phân kỳ (nên thi công theo đúng phân kì kinh doanh, tránh trường hợp đường làm một bên còn kinh doanh bán một khu khác)

• Triển khai chiến lược marketing và bán hàng

• Thiết lập hệ thống vận hành bán hàng, CRM, dịch vụ khách hàng liên quan đến data, booking, Thoả thuận mua bán…

• Triển khai bán hàng từng phân kỳ

• CHECKPOINT 4: Rất nhiều hồ sơ cần hoàn thiện & sẵn sàng

GIAI ĐOẠN 5: VẬN HÀNH & QUẢN LÝ

• Thiết lập hệ thống quản lý thi công dự án

• Phát triển dịch vụ sau bán hàng, Hợp đồng, thu tiền…

• Xây dựng & kết nối cộng đồng cư dân

• Quản lý và bảo trì hạ tầng

• CHECKPOINT 5: Hệ thống vận hành sẵn sàng

V. Mô hình RACI cho quản lý quy trình phát triển

Một trong những lý do chính dẫn đến sự chồng chéo và thiếu hệ thống trong phát triển dự án là trách nhiệm không rõ ràng. Mô hình RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) giúp làm rõ vai trò của từng bên liên quan:

R: Responsible (người thực hiện), A: Accountable (người chịu trách nhiệm), C: Consulted (người được tham vấn), I: Informed (người được thông báo)

VI. Case study: Tối ưu hóa quỹ đất tại Long An

Một tập đoàn lớn trong lĩnh vực nông nghiệp sở hữu quỹ đất 30ha ở Long An đã chuyển hướng sang bất động sản. Ban đầu, họ tiếp cận dự án với tư duy "product-driven" (phát triển theo sản phẩm) giống như trong nông nghiệp: quyết định sản phẩm trước, sau đó tìm thị trường.

Vấn đề: Sau khi đầu tư 15 tỷ đồng vào quy hoạch chi tiết và hạ tầng ban đầu, họ phát hiện sản phẩm biệt thự sinh thái cao cấp không phù hợp với nhu cầu thị trường thực tế tại khu vực.

Giải pháp: Tư vấn đã giúp họ áp dụng mô hình phát triển theo quy trình có stage-gate:

1. Đánh giá lại toàn bộ dự án với nghiên cứu thị trường chuyên sâu

2. Chuyển từ tư duy product-driven sang market-driven

3. Thiết lập các "cổng kiểm soát" (stage-gates):

   • Gate 1: Xác nhận thị trường mục tiêu

   • Gate 2: Phê duyệt concept sản phẩm

   • Gate 3: Xác nhận khả thi tài chính

   • Gate 4: Đánh giá sẵn sàng bán hàng

4. Áp dụng phương pháp phát triển linh hoạt:

   • Phân kỳ dự án thành các giai đoạn nhỏ hơn (5-7ha)

   • Phát triển và đánh giá từng phân kỳ trước khi mở rộng

   • Điều chỉnh sản phẩm dựa trên phản hồi thị trường

Kết quả:

• Tiết kiệm 30 tỷ đồng chi phí phát triển không phù hợp

• Rút ngắn 14 tháng thời gian phát triển tổng thể

• Tăng giá trị dự án 20% nhờ sản phẩm phù hợp thị trường hơn

VII. Tự đánh giá quy trình phát triển dự án

Dưới đây là một số câu hỏi để tự đánh giá mức độ hệ thống trong quy trình phát triển dự án của bạn:

1. Bạn có thể mô tả chính xác quy trình phát triển dự án của mình không?

   • Nếu không, đây là dấu hiệu của quy trình ad-hoc thiếu hệ thống

2. Mỗi quyết định lớn của dự án đều dựa trên những dữ liệu gì?

   • Nếu chủ yếu dựa vào ý kiến cá nhân, bạn đang thiếu cơ sở dữ liệu

3. Bạn có các "cổng kiểm soát" (stage-gates) rõ ràng giữa các giai đoạn không?

   • Thiếu điểm kiểm soát dẫn đến chồng chéo và thiếu kiểm soát chất lượng

4. Ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho mỗi giai đoạn quan trọng?

   • Trách nhiệm không rõ ràng dẫn đến quy trình phát triển phân mảnh

5. Bạn có hệ thống lưu trữ và áp dụng bài học kinh nghiệm không?

   • Thiếu hệ thống này khiến bạn lặp lại sai lầm từ dự án trước

Chuyển từ tầm nhìn sang quy trình hệ thống

Thị trường bất động sản nơi các đô thị vệ tinh đang phục hồi và phát triển mạnh, đặc biệt với sự mở rộng hạ tầng kết nối với TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng. Đây là thời điểm tốt để khai thác quỹ đất sẵn có, nhưng cũng là lúc cần tiếp cận một cách hệ thống.

"Dự án bất động sản không khác gì một cuộc marathon - không phải ai chạy nhanh nhất từ đầu sẽ về đích trước. Mà là người có chiến lược rõ ràng, tiết kiệm sức lực và chạy đúng nhịp."

Trước khi quyết định hướng điều chỉnh quy hoạch 1/500 cho quỹ đất, hãy đảm bảo:

1. Xây dựng quy trình phát triển rõ ràng với các cổng kiểm soát

2. Thực hiện nghiên cứu thị trường chuyên sâu trước khi đi đến quyết định

3. Tạo cơ chế ra quyết định dựa trên dữ liệu, không chỉ dựa vào trực giác

4. Cân nhắc thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài cho các quyết định quan trọng

Cuối cùng, hãy nhớ rằng: Sự khác biệt giữa một dự án bất động sản thành công và thất bại không phải ở quỹ đất, vốn đầu tư hay thậm chí là concept - mà chính là quy trình phát triển có hệ thống, tuần tự và dựa trên dữ liệu thực tế.

Quý doanh nghiệp đang sở hữu quỹ đất lớn và muốn xây dựng quy trình phát triển hiệu quả? Hãy chia sẻ tình huống cụ thể để nhận tư vấn phù hợp.